Chatwork と連結

ようこそ、Fileio へ!

Fileio だけでドキュメント管理をしていると、どうしてもコメントの返信忘れなどが起こりがちです。

本記事では、定番のチャットツールである、チャットワークと Fileio を結合させる使い方について解説します。

< 本記事で解説する内容 >

  • 新着ファイルやコメントを Chatwork でも表示できるようにする

1. Chatwork の Bot ユーザーを準備する

Fileio の代理として Chatwork にコメントを書き込む為のユーザーを準備します。

チャットワークのホームページ (http://www.chatwork.com/ja/) から、新規でユーザーを作成します

ユーザー名わかりやすいように 「Fileio ボット」などの名前にしてください

 


2. Chatwork API の利用申請をする

2016年6月現在、外部サイトから Chatwork を利用するには API Token と呼ばれるものを Chatwork 側で発行してもらう必要があります。

こちら (http://developer.chatwork.com/ja/) のページから利用申請を行います。

先ほどの 「Fileio ボット」 でログインした上で、申請を行ってください。

ch_01

 


3. API token を取得する

API 利用申請をすると、数日程度で API 利用開始案内のメールが届きます。

メールが届いたらチャットワークにログインして「動作設定」 -> 「API 発行」から自分の API Token を発行します。

動作設定を選択して
動作設定を選択して

 

ch_03
API 発行タブを選択する

API token が表示されたら、それをメモして大事に取っておきます。

 


4. Fileio と結合する

Token が取得できたら、いよいよ Fileio と結合します。

まず、コメントなどを Chatwork に飛ばしたいプロジェクトを選択します。

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プロジェクトを選択して

 

プロジェクトを新規作成、もしくは選択したらヘッダーにある結合管理ボタンをクリックします (結合管理ボタンはプロジェクトのオーナーにしか表示されません)

 

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結合管理ボタンをクリック

 

結合管理タブが表示されるので、チャットワークの「接続」をクリックします

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先ほどの API Token を入力して、メッセージを送信するルームを選択します

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自分が所属している Room の一覧が表示されるので、メッセージを送信したいルームを選択してください

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これで結合は完了です!

 


5. 送信するメッセージを設定する

Chatwork と結合されると、デフォルトでは以下のタイミングで Chatwork にメッセージが送信されます

・ファイルがアップロードされた時

・コメントが記載された時

 

また、サムネイルのリンクがチャットワーク送信されますので、後述のプラグインを使用するとチャットワーク側でファイルのサムネイルを見ることが出来ます。

 

挙動を編集するには、もう一度結合管理ボタンをクリックします。

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ファイルのアップロードチェックボックスを off にすると、ファイルのアップロード時にメッセージを送信しません。

同様に、コメントチェクボックスを off にすると、コメントを記載してもメッセージは送信されません。

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ファイルにコメントを書く

ようこそ、Fileio へ!

本記事では Fileio でファイルにコメントを書く方法について解説します

< 本記事で解説する内容 >

  • ファイルにコメントを書く方法
  • 範囲を指定してコメントを書く方法

1. コメントを書く

ファイルには、簡単にコメントを書く事ができます

まずコメントを書きたいファイルの上にマウスカーソルを持っていくと、ツールバーが表示されるので、一番右側のコメントアイコンをクリックします

comment_01

クリックすると、コメント入力フォームが表示されるので、このファイルについての意見や感想など、何でも記入できます

comment_02

 

コメントを書くと、右側のタイムラインにコメントが表示されます

comment_03

 


2. 範囲を指定してコメントを書く

範囲を指定してコメントを書くには、まずプレビュー画面に移動します

プレビュー画面には、ファイルをクリックすると立ち上がります

 

プレビューが立ち上がると、全ページ閲覧する事ができるモードになります

プレビューの上をマウスカーソルでドラッグする事で範囲を選択し、コメントを書く事ができます

comment_04

 

upload_01

ファイルのアップロード

ようこそ、Fileio へ!

本記事では Fileio でファイルをアップロードする方法について解説します

 

< 本記事で解説する内容 >

  • ファイルのアップロード方法

 


1. ファイルのアップロード方法

ファイルのアップロードは、アップロードしたいファイルをメイン領域にドラッグアンドドロップするだけです

upload_01

 

また、ファイル追加ボタンからアップロードするファイルを選択する事もできます

upload_02

 


2. プレビューに対応しているファイル

Fileio には、どんな拡張子のファイルをアップロードする事も出来ますが、プレビュー機能に対応しているファイルは以下の種類になります。

プレビューに対応していないファイルは、場所を指定してコメントを書く事が出来ません。

拡張子 プレビュー ブラウザ対応
png 全ページ 全ブラウザ
jpg (jpeg) 全ページ 全ブラウザ
tiff 全ページ 全ブラウザ
psd 全ページ 全ブラウザ
ai 全ページ 全ブラウザ
xlsx 全ページ 全ブラウザ
xls 全ページ 全ブラウザ
docx 全ページ 全ブラウザ
doc 全ページ 全ブラウザ
pptx 全ページ 全ブラウザ
ppt 全ページ 全ブラウザ
mp3 楽曲再生 Chrome / Firefox のみ
m4a 楽曲再生 Chrome / Firefox のみ
mp4 動画再生 Chrome / Firefox  / Safari のみ
mov 動画再生 Chrome / Firefox / Safari のみ

 

share_eyecatch

ファイルの外部との共有

ファイルの外部との共有

ようこそ、Fileio へ!
本記事では Fileio でファイルを外部と共有する方法について解説します

本記事で解説する内容

  • ファイルを外部の人と共有する方法

1. ファイルの共有方法

まず共有したいファイルの上にマウスカーソルを持っていくと、ツールバーが表示されるので、一番右側のコメントアイコンをクリックします

 

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アイコンをクリック

 

share_2
共有ダイアログが表示されます

特に期限が無く、パスワードも必要なければ「共有リンクを作成する」ボタンをクリックします

共有完了ダイアログが表示されるので、リンクを email などに貼り付けて、共有したい相手に送ってください

share_3

共有リンクは、Fileio のアカウントが無くてもアクセス可能な URL ですので、取り扱いにはご注意ください


2. 期限とパスワードを設定する

共有作成ダイアログで、「詳細設定」ボタンをクリックすると、期限とパスワードを設定できます

share_4
期限を設定した共有リンクは、期限が過ぎると自動的にアクセス不可能になります また、パスワード入力フォームが空白では無い場合は、共有リンクにロックをかける事が出来ます

パスワードで保護されている共有リンクは、パスワードを入力しない限りファイルをダウンロードできません


3. 共有リンクの削除・編集

  • 共有リンクの削除
  • 期限の編集
  • パスワードの編集

共有リンクを編集するには、サムネイル上の共有アイコンか、ツールバーの共有アイコンをクリックしてください

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共有リンク編集ダイアログが表示されますので、必要な編集を行ってください
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セキュリティ上の理由から、共有リンクを編集した場合には、それまでのリンクは無効になります。 新しく作られたリンクを再度 email などで共有したい相手に送信してください

 

slack_eyecatch

Slack と結合

本記事では、定番のチャットツールである、Slackと Fileio を結合させる使い方について解説します。

本記事で解説する内容

  • 新着ファイルやコメントを Slack でも表示できるようにする

Fileio での設定

まず、コメントなどを Slack に飛ばしたいプロジェクトを選択します

slack_1
プロジェクトを選択

 

プロジェクトを新規作成、もしくは選択したらヘッダーにある結合管理ボタンをクリックします (結合管理ボタンはプロジェクトのオーナーにしか表示されません)

slack_2
ヘッダーにある結合管理ボタンをクリック

 

結合管理タブが表示されるので、「Add to Slack」ボタンをクリックします

 

slack_3
Add to Slack をクリック

 

Slack ページに移動するので、まずチームを選択します

slack_4

 

チームを選択したら、メッセージを送信するチャンネルを選択します

slack_5

これで結合は完了です!


送信するメッセージを設定する

Slack と結合されると、デフォルトでは以下のタイミングで Slack にメッセージが送信されます

  • ファイルがアップロードされた時
  • コメントが記載された時

挙動を編集するには、もう一度結合管理ボタンをクリックします

slack_6

 

ファイルのアップロードチェックボックスを off にすると、ファイルのアップロード時にメッセージを送信しません
同様に、コメントチェクボックスを off にすると、コメントを記載してもメッセージは送信されません

slack_7

 

このような形で、サムネイル付きのメッセージを Fileio ボットがコメントしてくれるようになります


プライベートチャンネルにメッセージを送信する

slack のチャンネルがプライベートだった場合には、Fileio ボットをメンバーとしてチャンネルに追加する必要があります。

Slack のチャンネル設定画面から、Invite team members to join を選択してください

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FILEIO で検索を行い、ボットをメンバーに追加してください

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これで、プライベートチャンネルに、Fileio からメッセージを送信する事ができます。

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最初の設定

ようこそ、Fileio へ!
本記事では Fileio での最初の設定の流れを解説します

 

< 本記事で解説する内容 >

  • チームメンバー招待の方法
  • プロジェクトの作り方

 


1. チームメンバー招待の方法

Fileio でチームを作ったら、まずはチームメンバーを招待してみましょう
プロジェクトに招待出来るのはチームメンバーだけなので、ファイルを共有したい人は必ずチームメンバーに入れてください
まず、左上のユーザーアイコンをクリックします

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マイページが表示されるので、チームメンバー設定をクリックします

 

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管理者画面が別タブで開きますので、「チームメンバーを追加」ボタンをクリックします

 

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フォームにメールアドレスを入力して、「アカウントを発行する」ボタンを押すと、招待メールが飛びます

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チーム権限は、以下の種類があるので招待する人に合わせて選択してください

チーム権限 オーナー 一般 ビジター
アカウント管理 OK NG NG
プロジェクト作成 OK OK NG
プロジェクトメンバー招待・編集 プロジェクト権限による プロジェクト権限による NG

 

権限を「ビジター」にする事で、そのチームに誰が所属しているかなどの情報は見えなくなります。お客さんや、協力会社さんなど、外部のメンバーはプロジェクトを作れない「ビジター」権限にしておくのが良いでしょう

 


2. プロジェクトの作り方

 

プロジェクトは、画面左側の「プロジェクト作成」ボタンをクリックして作れます

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プロジェクト作成ダイアログが表示されるので、プロジェクト名などを入力してプロジェクトを作成します

 

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プロジェクト権限は、以下の種類があるので招待する人に合わせて選択してください

プロジェクト権限 オーナー メンバー ゲスト
プロジェクト名編集 OK NG NG
メンバー招待 OK NG NG
権限編集 OK NG NG
メンバー退出 OK NG NG
ファイルアップロード OK OK NG
コメント OK OK OK
ダウンロード OK OK NG

 

プロジェクトに招待されると、リストに招待状が届くので、参加する場合には「参加する」ボタンをクリックしてください

 

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プロジェクトに居る全てのメンバーには同じフォルダ構成が表示されますので、共有の範囲を限定したい場合などは、新しいプロジェクトを作ってください